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Principios sobre el Manejo del Tiempo que Pueden Ayudarlo en la Oficina
Viernes, 01 Marzo 2019 11:11

Written by  Artículos Especiales
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Mucho se habla sobre el tiempo adecuado de los empleados en la oficina. Pasar más horas al interior de una compañía no es sinónimo de productividad, por lo que la gestión del tiempo es fundamental para incrementar la eficiencia de los empleados.

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Fuente imagen: Pexels

La productividad se basa en dedicarle a cada tarea el tiempo específico que se merece, de lo cual se deriva el concepto de “trabajo de conocimiento” que ha traído una nueva noción sobre las formas de trabajar. Este concepto se traduce en establecer prioridades, definir objetivos, realizar las tareas personales y aprender a delegar.

En este último caso, no se puede llegar al extremo de desatender las responsabilidades, entregándolas a los demás, ni de evitar hacerlo por temor, pena o desconfianza. Delegar es una actividad clave para la correcta gestión del tiempo, ya que permite identificar y priorizar los recursos de los equipos de trabajo y ejecutar tareas en el menor tiempo posible.
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Lo cierto en la administración del tiempo es que cada persona debe identificar sus prioridades, fortalezas y debilidades para gestionar sus labores, razón por la que existen algunos principios.

En primer lugar, se encuentra el principio de Pareto (80/20), que indica que “el 20% del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados que obtiene”.

El principio ABC se basa en la división de actividades por grupos y prioridades. Lo más importante o urgente, pertenecen al grupo A, las que pueden ser delegadas se incluyen en el B y las actividades a las que se les puede dedicar un menor tiempo recaen en el grupo C.

La Ley de Parkinson, otro principio en la gestión del tiempo, sugiere que al realizar una tarea se deben rectificar los plazos, teniendo en cuenta que otras tareas deben realizarse en el tiempo establecido. Por lo que priorizar las actividades es fundamental para cumplir con los objetivos propuestos.

Por último, está la Ley de Murphy, que hace referencia a que en cada pendiente se deben tener en cuenta los imprevistos, por lo que es conveniente asignar un tiempo considerable para culminarlos. A su vez, esta ley establece tres criterios.

1. Nada es tan sencillo como parece al inicio.
2. Todo lleva más tiempo de lo que se cree.
3. Si algo puede ser, será, situación que se explica en que, si las actividades fueron bien gestionadas y organizadas, irán bien. Pero si no se ha hecho una buena revisión y ejecución del tiempo, irá mal.

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Entre tanto, es necesario tener mucho cuidado con los denominados ladrones de tiempo, los cuales impiden realizar las actividades a tiempo, ser exigentes y asertivos. La impuntualidad, las visitas inesperadas, las reuniones largas e improductivas, las llamadas telefónicas extensas, el desorden, el uso excesivo del celular y posponer las tareas son algunos de ellos.

Se debe tener en cuenta la planificación y programación del tiempo, lo que ayudará a definir una serie de acciones con el fin de alcanzar los resultados esperados e incrementar la eficiencia.
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