Lo que Debe Saber de: El Registro Único Tributario - RUT

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Definición

El Registro único tributario – RUT es un mecanismo que permite a la DIAN identificar, ubicar y clasificar a los sujetos que tienen obligaciones administradas y controladas por ellos; permitiéndole contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable sobre todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, de manera que pueda desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos.

Rut
Foto: www.sxc.hu (Autor: Carlos Sanchez)

Una vez inscrito el interesado en el Registro Único Tributario, la DIAN le asigna el NIT (Número de Información Tributaria).

El RUT tiene vigencia indefinida, por tanto no requiere de una actualización periódica; sólo requiere de actualización en caso de existir cambios en la información registrada.

Obligados a Inscribirse

Las siguientes son las personas que están obligadas a inscribirse en el Registro Único Tributario:

  • Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta.
  • Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio.
  • Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado.
  • Los agentes retenedores.
  • Los importadores y exportadores.
  • Las demás personas naturales o jurídicas que participen en las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero.
  • Los profesionales en compra y venta de divisas.
  • Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura.

La inscripción en el RUT debe realizarse: Al inicio de la actividad económica, al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN y al realizar operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.

Requisitos para la Inscripción

Para la inscripción en el RUT se deben cumplir los siguientes requisitos:

  1. Personas jurídicas: Certificado de Existencia y Representación (original) o certificado de inscripción ante la entidad que le otorga la personería jurídica.
  2. Presentación personal con documento de identificación del interesado (representante legal). En caso de ser a través de un tercero debe presentar el documento que acredita la autorización.

Procedimiento

  • Inscripción
  1. Ingresar al portal de la DIAN (www.dian.gov.co) para habilitar la cuenta.
  2. Entrar a inscripción RUT y escoger la opción según sea el caso: Persona jurídica o persona natural.
  3. Diligenciar el formulario de Registro Único Tributario.
  4. Una vez diligenciada la información se guarda y envía el formulario vía Internet siguiendo las instrucciones, lo guarda, toma nota del número del formulario e imprime el documento.
  5. Con el formulario diligenciado deberá presentarse al Punto de Contacto de la DIAN más cercano. El funcionario verificará la información diligencia al igual que la actividad económica y las responsabilidades adquiridas y diligenciará la información requerida.
  6. Una vez verificada la información se formaliza la inscripción mediante la firma del documento tanto por el interesado como por el funcionario, éste último entregará una copia del registro al interesado y otra será guardada en la DIAN.
  • Actualización

Puede hacerse mediante la página web de la DIAN (www.dian.gov.co) o acercándose al Punto de Contacto más cercano. Se actualiza la información relacionada con actividad económica, ocupación y número de establecimientos (Datos de ubicación y clasificación).

  • Cancelación

Persona Jurídica: Procede con la liquidación, fusión o escisión de la sociedad. Persona Natural: Cuando la persona fallece.

Estructura

Hoja 1: Información básica de la persona (natural o jurídica)

  • Identificación
  • Ubicación
  • Clasificación: Actividad Económica, responsabilidades.

Hoja 2:

  • Características y formas de la organización.
  • Constitución, registro y reformas.
  • Entidad de vigilancia y control.
  • Estado de la empresa o persona.
  • Vinculación económica

Hoja 3: Información de los representantes.

Hoja 4: Información de los socios y/o junta directiva.

Hoja 5: Información del revisor fiscal y contador.

Hoja 6: Información de los establecimientos, sucursales, agencias, sedes, oficinas.

Sanciones

“Artículo 658-3 Estatuto Tributario (Adicionado. Ley 1111/2006, Art. 49.) Sanciones relativas al incumplimiento en la obligación de inscribirse en el RUT y obtención del NIT.

  1. Sanción por no inscribirse en el Registro Único Tributario - RUT, antes del inicio de la actividad, por parte de quien esté obligado a hacerlo. Se impondrá la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el término de un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en la inscripción, o una multa equivalente a 1 UVT por cada día de retraso en la inscripción, para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina.
  2. Sanción por no exhibir en lugar visible al público la certificación de la inscripción en el Registro Único Tributario - RUT, por parte del responsable del régimen simplificado del IVA. Se impondrá la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el término de tres (3) días.
  3. Sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro Único Tributario -RUT. Se impondrá una multa equivalente a 1 UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de 2 UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.
  4. Sanción por informar datos falsos, incompletos o equivocados, por parte del inscrito o del obligado a inscribirse en el Registro Único Tributario - RUT se impondrá una multa equivalente a 100 UVT.”

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